Tietojärjestelmien ostaminen on taitolaji
Tietojärjestelmien hankinta on projekti, jonka vaiheet menevät yleensä seuraavasti:- Tarpeiden tunnistus (tai aktiivisen myyjän herättämä ajatus tarpeesta)
- Mietitään kuinka tarpeisiin vastataan
- Määritellään alustavasti hankittava tuote
- Varataan (liian) vähän rahaa budjettiin
- Aloitetaan kaupankäynti
- Myyjä lupaa - ostaja uskoo
- Tehdään kaupat
- Asennetaan tuote ja koulutetaan käyttäjät
- Ihmetellään mitä ostettiin
- Riidellään toimittajan kanssa kunnes huomataan mitä sopimuksessa sanotaan ja päädytään maksajaksi
- Ostetaan puuttuvat ominaisuudet
- Saadaan projekti läpi ja järjestelmä tuottavaan käyttöön
- Siirrytään maksamaan ylläpidosta
- Ei uskalleta laskea mitä juttu tuli kokonaisuudessaan maksamaan
- Ollaan tyytymättömiä paljonaika- ja rahavaroja verottaneeseen ostoprojektiin
Uskalla ostaa osto-osaamista
Organisaatioilla ei aina ole hankintaprojekteihin tarvittavaa osaamista, silloin kannattaa ottaa projektiin mukaan asiantuntija – Pro-Sourcen konsultti.
Teemme yhdessä toimivan suunnitelman ja viemme projektin maaliin tehokkaasti ja taidolla!Ostoprojektin vaiheet ovat seuraavat:
1. Suunnittelu tehdään yhdessä , ja pidämme huolta, että ymmärrät itsekin suunnitelman sisällön ja vaikutukset yrityksen toimintaan.2. Suunnitelma tehdään mielellään muutamaksi vuodeksi eteenpäin.
3. Pitkän tähtäimen suunnitelma pilkotaan välitavoitteiksi esimerkiksi kalenterin tai osakokonaisuuksien mukaan.
4. Mietimme yhdessä tietotekniikan hyödyntämistä tarvittaessa erikseen jokaisen yrityksesi liiketoimintaprosessin kannalta:
- Miten voin tehdä tämän tietotekniikan avulla paremmin, edullisemmin, nopeammin, automatisoidummin?
- Miten voin palvella asiakkaitani ja kumppaneitani paremmin tietotekniikkaa hyödyntämällä?
- Miten voin erottautua kilpailijoistani tietotekniikan avulla?
- Miten muutokset vaikuttavat nykyiseen tapaani toimia?
5. Varmistetaan, että uusien ja vanhojen ohjelmistojen ja laitteiden yhteentoimivuus tulee huomioiduksi.
6 Kartoitetaan riskit ja kustannukset huolella.
7. Varmistetaan, että budjetti on oikean kokoinen tarvittaviin hankintoihin.
8. Suunnitellaan, miten käyttöönotto etenee ja mitä koulutusta henkilökunta mahdollisesti tarvitsee.
9. Varataan riittävästi aikaa uuden sovelluksen käyttöönottoon ja muutosprosessin läpivientiin.
10. Ollaan tyytyväisiä hallitusti ja ammattitaidolla läpivietyyn ostoprojektiin!
