Konsultti

Kolme syytä ulkoistaa tietojärjestelmähankinta

Kun on kyse yrityksen tietojärjestelmä- ja talousohjauksen hankinnoista, projektin vetäjän osaamisella ja kokemuksella on todella paljon väliä. Asiantuntija voi säästää yritykselle satoja tuhansia euroja.
Eero Kankala on tietojärjestelmien ostokonsultti yli 25 vuoden kokemuksella sekä toimittajan että asiakkaan puolelta. Hän on nähnyt urallaan paljon, muun muassa yrityksen, joka menetti kehitysprojektissa miljoona euroa operatiivisen järjestelmän hankintaprosessin aikana. Prosessi jouduttiin keskeyttämään, koska hankintaa varten ei ollut tehty riittävän hyvää pohjatyötä.

- Toimittaja oli luullut tietävänsä mitä toimittaa, ja ostaja oli luullut tietävänsä mitä ostaa. Lopputuloksena oli riita, Kankala kertoo.

Projekti piti aloittaa alusta, kun sisäisiä ja ulkoisia resursseja oli käytetty miljoonan euron edestä. Järjestelmän uusiminen maksoi toisen miljoonan.

- Siinä suhteessa, kun menee kerralla oikein, on mahdollista säästää miljoona.

Kolme tapaa, joilla ulkopuolinen ICT-hankintojen asiantuntija helpottaa johtajan ja yrityksen arkea

Pro-Source ja Kankala on tehyt yhteistyötä AVAIN Asumisoikeus Oy:n kanssa vuodesta 2011 liittyen tietojärjestelmäkehitykseen ja hankintoihin.

Lähtötilanteessa lähes kaikki yrityksen toiminnot oli ulkoistettu palvelukumppaneille ja käytössä oli kumppaneiden tietojärjestelmät. Yhtiö päätti hankkia omat tietojärjestelmät. Kankala teki asiakkuuden alussa tiiviisti yhteystyötä yhtiön toimitusjohtajan Maarit Toverin kanssa.

- Alussa Eero oli meillä useamman päivän viikossa, Toveri kuvailee yhteistyön alkua.

- Kun järjestelmä on hankinnan jälkeen vain kehittynyt, Eeron tuntiessa peruskannan ja –rakenteen hän on voinut helposti nähdä miten siihen voidaan liittää mukaan uusia ulottuvuuksia.

- Konsulttina toimin yrityksen edustajana toimittajiin ja kolmansiin osapuoliin nähden. Olen kuin yksi heistä, Kankala sanoo.

Kankala ja Toveri uskovat tietojärjestelmähankintojen ulkoistamiseen. Alla kolme syytä, miksi.

1. Ulkopuolinen osaaminen mahdollistaa yrityksen keskittymisen omaan ydinliiketoimintaan

Ulkopuolisen asiantuntijan käyttäminen tietojärjestelmien ostamiseen, ostoprosessien konsultointiin ja tietohallinnon kehitykseen mahdollistaa yrityksen keskittymisen omaan ydinliiketoimintaansa.

- Jos tekisimme hankintoja itse, meillä menisi siihen uskomattoman paljon enemmän aikaa, joka on pois ydinliiketoiminnasta, Toveri sanoo.

- Eero pystyy keskittymään kokonaan siihen työhön, joka meillä muilla jäisi päätyön ohelle. Lisäksi kokonaisvaltainen näkemys kentästä ja toimialastamme, IT-maailman ja ohjelmistojen tuntemus on ollut arvokasta, Toveri sanoo.

2. Asiantunteva konsultti tuo taloudellisia ja henkisiä säästöjä

Asiakkaan saavuttaman hyödyn voi mitata muussakin kuin rahassa, esimerkiksi oman henkilöstön ajansäästönä, projektien onnistumisena kerralla ja projektien stressaavuuden vähenemisenä.

Kankalan tehtävä on tuntea asiakkaansa organisaatio ja tietojärjestelmät, jolloin hän ei ajaudu IT-projektien suunnittelussa sivuraiteille - toiseen kertaan tekeminen kun maksaisi paljon.

- Kun kilpailutetaan hankintoja, tiedän mitä niistä asioista kannattaa maksaa, Kankala sanoo. Yleensä toimittajat pyytävät paljon enemmän kuin mihin kannattaa suostua.

- Tyypillisesti toimittaja pyytää järjestelmän vuosimaksusta maksuksi 100 000 euroa, johon minä totean, että kannattaa maksaa vain 55 000. 45 000 euron säästö esimerkiksi kymmenessä vuodessa on aika huomattava, Kankala ynnää.

Toveri sanoo konsultin käyttämisen olleen harkittu päätös häneltä ja kollegoiltaan.

- Laajoissa IT-hankkeissa täytyy olla joku, joka koordinoi, pitää aikatauluista huolta ja vie projektia eteenpäin - ja ottaa meitä muita välillä niskasta kiinni, Toveri sanoo.

- Projektit viivästyisivät, jos itse tekisimme, Toveri myöntää.

3. Ulkopuolisen näkemyksen saaminen auttaa kehittämään yrityksen omaa toimintaa

Ulkopuolinen asiantuntija voi myös nähdä sellaisia kehityksen paikkoja, joille yrityksessä jo pidempään toimineet ovat sokeutuneet. Konsultin ensisijainen tehtävä on huolehtia, että asiakas saa toimintaansa paremmin tukevat järjestelmät. Yleensä sivutuotteena syntyy asiakkaan toimintojen kehittyminen.

Toverin mukaan muutoksen tulee lähteä yrityksestä itsestään, mutta ulkopuolinen näkemys voi vaikuttaa vahvasti tukitoimintojen kehittämiseen:

- Päätehtävän toteuttamista ja sen kehittämistä tukemaan ulkopuolisella konsultilla voi olla hyvä näkemys, joka helpottaa ratkaisujen tekemistä järjestelmien valintatilanteissa.

- Kun hankintavaiheessa katsotaan kriittisesti mitä tarvitaan, kannattaa käydä yrityksen prosessit läpi ja arvioida, onko ihan pakko tehdä niin kuin aina ennenkin. Usein tarpeettomia välivaiheita jätetään pois ja saadaan suoria kustannussäästöjä automatisoinnilla, Kankala sanoo.

Hyvin suunnitellut ja toteutetut järjestelmähankinnat helpottavat yrityksen arkea. Tietojärjestelmä, joka vähentää käsityötä, vähentää inhimillisiä virheitä.

Lataa "Näin vältät 5 pahinta sudenkuoppaa tietojärjestelmähankinnoissa" -oppaamme tästä.

Haluatko, että olemme Sinuun yhteydessä?


Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Otan yhteyttä...
Viesti meille


Poutapilvi web design - P4 - julkaisujärjestelmä